Thursday, 14 April 2016

C-TPAT BAGI ANGGOTA SATPAM

FUNGSI SATPAM DI DALAM MENDUKUNG PROGRAM C-PAT 
DI PERUSAHAAN
Oleh : Doddy Hidayat, SE.

PELAKSANAAN PROSEDUR AKSES KONTROL HARUS DILAKSANAKAN DENGAN  BENAR
 DAN BELAKU BAGI SEMUA KARYAWAN, SUPPLIER, KONTRAKTOR ATAUPUN TAMU





Indonesia merupakan salah satu Negara yang dijadikan tujuan investasi oleh investor asing, banyak juga pembeli (Buyer) yang membuat produknya di Indonesia dan kemudian di ekspor ke berbagai Negara terutama ke Amerika Serikat.

Bagi perusahaan yg meng-ekspor produknya ke USA tentu harus menerapkan C-TPAT, apa itu C-TPAT dan apa yang harus anggota satpam lakukan untuk mendukung program perusahaan  melaksanakan C-TPAT? Mari kita pelajari bersama.

Sebagai langkah awal kita ketahui dulu beberapa istilah yg tentu tidak asing lagi di telinga kita, yaitu:
    Kawasan Berikat :
KAWASAN BERIKAT (Bonded Zone), yaitu suatu bangunan, kawasan atau tempat dengan batas batas tertentu yang didalamnya dilakukan kegiatan usaha industri pengolahan produk baik barang maupun jasa yang dilaksanakan untuk tujuan ekspor. Sering disebut Export Processing Zone karena umumnya kawasan ini ditujukan untuk pengolahan produk tujuan ekspor. Di dalam kawasan berikat diberlakukan ketentuan khusus di bidang pabean terhadap barang yang dimasukkan dari luar daerah atau dalam daerah pabean lainnya tanpa dikenakan pungutan bea, cukai, dan/atau pungutan negara lainnya hingga barang tersebut digunakan untuk tujuan impor, ekspor, dan juga re-ekspor (diekspor kembali). (Wikipedia).

    Pabean :
PABEAN, pabean adalah instansi /lembaga yang mengawasi, memungut, dan mengurus bea masuk (Impor) dan bea keluar (Ekspor), baik melalui darat, laut dan udara. Di Indonesia yang menjalankan tugas ini adalah Direktorat Bea Dan Cukai.  (Wikipedia).

Apa yang dimaksud dengan C-TPAT ? C-TPAT atau Custom – Trade Partnerships Against Terrorism adalah Kerja sama antara Bea Cukai Amerika dan Departemen Perdagangan Amerika dalam memerangi terrorisme. Pada perkembangannya C-TPAT tidak hanya usaha Amerika untuk memerangi terorisme saja tetapi berkembang untuk melindungi warga Amerika dari penyelundupan Narkoba, penyelundupan orang, penyelundupan barang-barang illegal melalui peti kemas, pencucian uang hasil kejahatan, dll.

Apa yang menjadi penyebab diterapkannya program C-TPAT ini oleh pemerintah Amerika? Pemicunya adalah serangan teroris yang menyerang Amerika pada tanggal 11 September 2001, Amerika diserang teroris di dalam negaranya sendiri melalui pesawat terbang yang dibajak. Kemudian muncul juga serangan teroris dengan cara mengirimkan virus Anthrax melalui surat. Banyak sekali korban jiwa akibat serangan teroris itu.

Jadi wajar saja kalau pemerintah Amerika sangat takut sekali serangan teroris seperti itu akan terjadi lagi, pemerintahnya pun berusaha untuk melindungi tanah air dan warga Negara Amerika dari serangan teroris, salah satu caranya adalah dengan menerapkan program C-TPAT ini.

Yang menjadi tantangan bagi kita sebagai petugas keamanan adalah penilaian dari pihak “Barat” yang memandang Indonesia sebagai “Hight Risk Country” atau Negara yang dianggap memiliki ke cenderungan terorisme yang tinggi, dari beberapa sumber menyebutkan peringkat “Hight Risk Country” sbb :
1.    Indonesia
2.    Bangladesh
3.    Pakistan
4.    Malaysia
5.    Filipina

Dari penjelasan diatas kita bisa memahami mengapa anggota satpam harus menerapkan SOP yang berhubungan dengan program C-TPAT ini dengan baik, benar dan konsisten. Sekarang kita akan pelajari SOP apa saja yang harus dilakukan oleh Anggota Satpam untuk mendukung program C-TPAT.

1.    Pengamanan Fisik Area
a.    Pagar / Dinding Luar.
1)    Lakukan patroli untuk memastikan area aman terkendali.
ü  Lakukan dengan acak.
ü  Segera laporkan apabila ada hal yg mencurigakan.
ü  Segera laporkan apabila ada temuan (Gembok yg rusak, pagar yg rusak, Lampu padam, dll).
2)    Pastikan pagar / dinding pembatas dalam keadaan baik dan kokoh.
3)    Pastikan lampu penerangan / lampu sorot di sekitar pagar / dinding pembatas berfungsi dengan baik.
4)    Buatlah checklist patroli dan segera laporkan apabila ada penemuan yang mencurigakan / berpotensi bahaya.

b.    Pagar / dinding pembatas area fasilitas penanganan (Loading) dan penyimpanan.
1)    Pastikan tidak ada kendaraan parkir disekitar / dekat dengan pagar / dinding pembatas.
2)    Tegur orang yg tidak dikenal yang berada disekitar pagar / dinding pembatas, bila mencurigakan segera arahkan menuju pos untuk dimintai keterangan.
3)    Hanya orang yg berwenang saja yg bisa masuk ke area loading dan gudang.
4)    Pastikan orang yg memasuki area loading dan gudang mengenakan ID Card/Badge yg berlaku.
5)    Lakukan patroli secara berkala ke area fasilitas penanganan dan penyimpanan, periksa jendela-jendela, gembok, kunci-kunci, dll.
6)    Setelah jam kerja :
ü  Pastikan pintu dan jendela terkunci.
ü  Pastikan lampu luar area gedung penyimpanan menyala sore sampai menjelang pagi.
ü  Laksanakan patroli rutin dan isi form checklist patroli.

c.    Area terbatas (Restricted Area)
1)    Yang termasuk area terbatas, adalah :
ü  Area Boiler
ü  Area Kompresor
ü  Area Panel Listrik
ü  Area Produksi
ü  Area Packing
ü  Area Gudang
2)    Pintu Area terbatas harus tertutup.
3)    Nama dan Photo karyawan di suatu area terbatas terpasang / ditempel di dinding pintu masuk.
4)    Akses masuk ke Area terbatas hanya diperuntukan bagi karyawan yang bekerja di area tersebut saja, apabila ada karyawan dari bagian lain akan memasuki suatu area terbatas harus lapor kepada Satpam untuk didata.

d.    Kunci dan Alarm
1)    Pastikan gerbang ke loading area atau gudang selalu dalam keadaan terkunci.
2)    Pastikan alarm berbunyi apabila pintu darurat terbuka.
3)    Segera menuju ke pintu darurat yg alarmnya menyala untuk memastikan keadaan aman tka.
4)    Keluar masuk kunci harus tercatat di key log.
5)    Kunci-kunci harus tersimpan aman di dalam key box yg terkunci.
6)    Hanya orang-orang yg berwenang/terdaftar saja yg bisa menggunakan kunci-kunci.

e.    CCTV
1)    Pastikan kamera dapat memantau :
ü  Keluar masuk orang dan kendaraan.
ü  Area fasilitas penanganan dan penyimpanan.
2)    Hasil rekaman CCTV diperiksa dan disimpan secara berkala dan terdata.
3)    Ada petugas khusus yg mengawasi monitor CCTV.
4)    Ruang monitor CCTV memiliki sarana komunikasi yang baik.

f.     Pengamanan Akses Fisik (Pintu/Gerbang keluar-masuk) :
1)    Pintu gerbang harus selalu dalam keadaan tertutup dan terkunci.
2)    Pengawasan Keluar masuk karyawan
ü  Pastikan karyawan mengenakan ID Card/Badge nya setiap saat.
ü  Laksanakan prosedur keluar masuk karyawan pada saat jam kerja.
    Pastikan Surat Ijin Keluar Pabrik telah ditandatangani oleh staff yg berwenang.
    Isi Buku keluar-masuk karyawan.
3)    Penerimaan Tamu / Visitor
ü  Arahkan kendaraan tamu ke area parkir yg telah ditentukan.
ü  Laksanakan Prosedur penerimaan tamu secara benar.
ü  Tamu/visitor harus menyerahkan ID yg berfoto (KTP, SIM).
ü  Tamu harus dikawal ketika memasuki area / gedung.
ü  Satpam harus bisa memastikan siapa saja tamu yang berada di area / di dalam gedung.
ü  Anggota Satpam harus bisa memastikan apakah seseorang itu karyawan atau tamu/pendatang - kenali semua karyawan.
4)    Penerimaan Supplier/Kontraktor
ü  Periksa surat ijin dan konfirmasikan ke staff yg berwenang.
ü  Periksa barang bawaan (Tas tangan, Kotak peralatan, Kotak alat) saat masuk dan meninggalkan lokasi.
ü  Catat keluar masuk karyawan kontraktor sesuai dengan prosedur penerimaan tamu.
ü  Supplier dan kontraktor mngenakan Badge/Tag khusus.
ü  Dalam melaksanakan kegiatannya, supplier harus diawasi oleh anggota satpam.
5)    Pengawasan Keluar Masuk Kendaraan
ü  Jalankan prosedur pemeriksaan kendaraan
ü  Semua kendaraan yg akan memasuki area harus diperiksa seluruh bagiannya dan periksa barang-barang yg dibawa masuk.
ü  Semua kendaraan yg akan meninggalkan area harus diperiksa untuk mencegah pengambilan barang yang tidak semestinya.
ü  Kendaraan dan barang-barang yg akan dibawa keluar harus membawa surat keterangan/surat ijin yang ditentukan.
ü  Catat keluar masuk kendaraan dalam Buku Keluar-Masuk kendaraan.
6)    Penerimaan surat dan paket
ü  Semua surat dan paket harus diperiksa dan di konfirmasikan.
ü  Catat ekspedisi surat dalam buku ekspedisi surat dan paket.
ü  Surat/Paket yg mencurigakan, al:
    Tidak ada perangko/Cap Pos, Tidak ada alamat pengirim, tidak ada alamat yg dituju, atau dikirim oleh kurir yang tidak jelas/tidak resmi dari perusahaan kurir yg tidak resmi/tidak dikenal.
    Dibubuhi jumlah perangko yg berlebihan.
    Menggunakan ketikan atau tulisan tangan yg tidak jelas.
    Nama atau jabatan yang dituju salah / tidak jelas / tidak umum / tidak ada.
    Bertuliskan “Pribadi”, “Rahasia”, “Undian”, “Hadiah”.
    Bentuk dan berat tidak biasa / dirasa janggal.
    Dirasa ada semacam serbuk didalam/diluar surat/paket.
    Bingkisan dibungkus dengan benang.
    Terdapat noda minyak dan amplop/pembungkus berubah warna.
    Menggunakan pengaman yang berlebihan.
    Berbunyi ketika diperiksa dengan Metal Detector.

2.    Melaporkan Kegiatan yang mencurigakan.
a.    Buat prosedur pelaporan sesederhana dan semudah mungkin.
b.    Kenali Potensi Gangguan Kemanan
1)    Kegiatan-kegiatan yg diluar kebiasaan/tidak normal.
ü  Kerja lembur yg tidak terjadwal.
ü  Pelaksanaan perbaikan atau pemeliharaan yg tidak terjadwal.
2)    Orang berada di tempat yg tidak biasanya/bukan area kerjanya.
3)    Orang yg berusaha melanggar peraturan keamanan.
4)    Mencium bau atau suara-suara mencurigakan dari dalam petikemas.
5)    Petikemas berlubang, ada tambalan, segel yg rusak atau peti kemas tidak bersegel, nomor seri segel tidak dikenali/tidak sesuai.
c.    Kenali Tindakan-tindakan mencurigakan
1)    Orang yg berjalan-jalan di sekitar lokasi tanpa tujuan yg jelas.
2)    Orang yg mengambil gambar dengan kamera, HP, Drone atau membuat sketsa area.
3)    Orang bisa saja menyamar sebagai petugas kebersihan, petugas perbaikan, teknisi, dll.

3.    Pemeriksaan Petikemas dan Trailer.
Apabila diperlukan Anggota Satpam bisa dilatih untuk pendampingan pelaksanaan prosedur pemeriksaan petikemas dan trailer, pemeriksaan ini menggunakan “Pemeriksaan Tujuh Titik”.
a.    Pemeriksaan Petikemas:
1)    Pintu depan
2)    Sisi kiri
3)    Sisi kanan
4)    Lantai
5)    Langit-langit/Atap
6)    Pintu luar/dalam
7)    Bagian luar/rangka bawah
b.    Pemeriksaan Trailer:
1)    Bagian ban kelima – periksa kondisi normal kabin/skid plate
2)    Bagian luar – depan/samping
3)    Bagian belakang – bemper/pintu
4)    Bagian depan
5)    Samping kiri
6)    Samping kanan
7)    Lantai
8)    Langit-langit/Atap
9)    Pintu dalam/luar
10) Bagian luar/rangka bawah

4.    Kemampuan menangani keadaan darurat
Anggota Satpam harus mengetahui ERP (Emergency Response Plans) atau penenganan keadaan darurat yg mungkin saja terjadi, diantaranya :
a.    Penanganan Kebakaran, Banjir, Gempa bumi
b.    Penanganan Ancaman Bom
c.    Penanganan Demonstrasi Karyawan
d.    Penanganan Demonstrasi Massa
e.    Penanganan Kecelakaan kerja
f.     Penanganan Mati Listrik
g.    Penanganan Upaya Perampokan, Pencurian
h.    Penganan Tindakan Premanisme

Selalu harus diingat, bahwa produk/peti kemas yang akan masuk ke Amerika akan selalu dijadikan target utama serangan teroris baik berupa sabotase, perusakan, pencurian, penyelundupan, dll. Untuk itulah seorang anggota satpam harus :
1.    Tidak menganggap remeh segala sesuatu yang terjadi di lingkungan kerja, selalu bersikap serius didalam menanggani masalah / kegiatan pengamanan.
2.    Selalu menghindari sikap atau tindakan yang dapat memancing gangguan keamanan dari lingkungan sekitar.
3.    Lakukan pengamanan yang berlapis.

Kesejahteraan rakyat Indonesia tidak akan terjadi kalau ekonominya tidak maju, ekonomi tidak akan maju dan berkembang kalau keamanannya tidak terkendali. Salah satu yang berperan didalam mengendalikan keamanan dalam lingkup tertentu di perusahaan adalah Anggota Satpam, jadi anggota Satpam sangat besar perannya terhadap pembangunan ekonomi yang akan membawa rakyat Indonesia menjadi lebih sejahtera… Amiin…

Sumber :
    Kristen Whelan, Liberty International - kwhelan@libertyint.com
    Wikipedia.

    Sumber-sumber lain.

5 comments: