MEMPERSIAPKAN DIRI DAN MENINGKATKAN KEMAMPUAN KEPALA SATPAM

Bagian 2 : Kemampuan Manajerial dan Administrasi Operasional

Oleh : Doddy Hidayat, SE.

SEORANG KEPALA SATPAM HARUS MEMASTIKAN BAHWA 

PERFORMA ANGGOTANYA BAIK DAN SESUAI DENGAN KETENTUAN

Dasar Manajemen

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,  pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (tujuan) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan  perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Dari definisi diatas, seorang Kepala Satpam harus bisa :

1. Fungsi Perencanaan :
1. Membuat Renpam - Rencana Pengamanan.

Bagan Renpam, sbb :

a)     SITUASI

1.    Umum

2.    Khusus

3.    Dasar

b)     TUGAS POKOK

c)     PELAKSANAAN

1.    Konsep Pengamanan

2.    Sasaran Pengamanan

3.    Target Pengamanan

4.    Pengorganisasian

5.    Cara Bertindak

6.    Jadwal dan Tahapan Kegiatan

d)     SUMBERDAYA DUKUNGAN

e)     KOMANDO DAN PENGENDALIAN

1.    Komando

2.    Pengendalian

3.    Pada Keadaan Darurat/Kontijensi

2. Membuat Renkon - Rencana Kontingensi.
3. Membuat Rengiat - Rencana Kegiatan.

Catatan : Untuk lebih jelasnya didalam penyusunan Renpam, Renkon, dan Rengiat, dapat dipelajari di “Lampiran Perkapolri No.24  Tahun 2007 Bab X”

2. Fungsi Pengorganisasian :
1. Membuat Struktur organisasi.

Buatlah Struktur Organisasi seringkas mungkin, beri nama, no HP dan tempelkan photo wajah setiap anggota kemudian pasang di dinding Pos Utama.

2. Membagi regu.

Buat regu dengan kekuatan dan kinerja yang berimbang, sebarkan anggota-anggota seniornya di setiap group.

3. Membagi tugas.

Bagi tugas pada saat apel pagi/malam dan pastikan anggota mengetahui tugas-tugas apa saja yang harus dilaksanakannya.

4. Menyusun jadwal tugas.

Susun Jadwal Tugas Jaga secara adil, buatlah sampai dengan 6 bulan kedepan, sehingga anggota tidak akan meributkan siapa yang libur pada libur lebaran nanti. Pastikan dicantumkan nama-nama anggota yang siaga untuk back up apabila diperlukan pada setiap harinya sehingga ketika dalam keadaan darurat anggota untuk back up mudah untuk dipanggil/dikerahkan.

5. Menyusun SOP, PSO, Juknis.

1).    Apa yang dimaksud dengan SOP, PSO dan Juknis? Secara sederhananya, adalah sbb :

a).  SOP - Standard Operating Prosedur adalah suatu jenis pekerjaan yang harus dilakukan di pos tsb dan bagaimana teknis (cara) melaksanakan pekerjaan tersebut.

b).  PSO - Pos Standard Operating adalah SOP - SOP apa saja yang harus dilakukan oleh seorang/sekelompok anggota Satpam di suatu Pos jaga tertentu.

2).  Bagaimana cara membuat suatu PSO/SOP?

a).   SOP bisa berasal dari :

1).  Permintaan klien.

2).  Kebutuhan dilapangan.

3).  Hasil pengamatan.

4).  Hasil Evaluasi.

b)     SOP harus tercatat, didokumentasikan, ditandatangani oleh pimpinan perusahaan / penanggungjawab Satpam.

c)      SOP dapat berubah sesuai dengan kebutuhan di lapangan.

6. dll.

3. Fungsi Koordinasi :
1. Mengadakan pertemuan rutin dengan manajemen.
2. Mengadakan Apel Anggota.
3. Koordinasi dengan aparat terkait (Binmas, Babinsa, RT, RW).
4. Membuat laporan pengamanan dan laporan kegiatan.

4. Fungsi Pengawasan :
1. Melakukan sidak untuk memastikan anggota melaksanakan tugas dengan baik,
2. Memeriksa kelengkapan anggota dan kelengkapan pos,
3. Membaca / memeriksa dan menandatangani Buku Mutasi / Log Book,
4. Menerima laporan secara berkala.

Kemampuan lain yang harus dimiliki oleh seorang Kepala Satpam adalah :

1. Kemampuan menangani keadaan darurat.
2. Memahami ISO dan HSE (Bisa dipelajari dengan membaca buku atau surfing di internet untuk membuka wawasan karena banyak perusahaan besar yang sudah menerapkan masalah Mutu dan K3 diperusahaannya).
3. Memahami Perkapolri No. 24 Tahun 2007 Tentang Sistem Manajemen Pengamanan. (Bisa dicari di internet).
4. Menggunakan Komputer, minimal Kepala Satpam harus bisa mengoperasikan MS Word untuk membuat laporan.

Administrasi Operasional

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, dsb, yang bersifat ketatausahaan.

Tugas satpam adalah pengamanan dan penertiban, pada pelaksanaannya banyak sekali kegiatan itu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, diantaranya adalah :

1.      Buku Mutasi

a.      Periksa dan baca Buku Mutasi setiap pagi untuk memastikan area dalam keadaan aman tka dan tidak ada taruna yang menonjol.

b.      Buku Mutasi Wajib ditandatangani oleh Ka Satpam.

2.      Buku Tamu

3.      Buku Pesan Telepon

4.      Buku Keluar - masuk :

a.      Karyawan

b.      Barang

c.      Kendaraan

5.      Buku Keluar - masuk Kunci

Biasakan untuk memeriksa  Buku Keluar - masuk Kunci dan mencocokannya dengan kunci - kunci yang ada di Keys Box.

6.      Buku Penerimaan dan Ekspedisi Surat/Paket.

Ingatkan anggota untuk tidak membiarkan surat atau dokumen menumpuk di pos satpam dan belum di ekspedisikan.

Sedangkan dalam bentuk Formulir diantaranya adalah :

1.      Form Pengantar Tamu

2.      Form Ijin Keluar Pada Jam Kerja

3.      Form (Surat) Kendaraan Keluar

4.      Form (Surat) Pengiriman Barang

5.      Form Perintah Pengawalan

6.      Form Check List Patroli

7.      Form Temuan Patroli

8.      Form Laporan Kejadian (Lapdi)

9.      Form Laporan Kehilangan

10.   Form Ancaman Bom Via Telepon

Banyak sekali buku dan form yang harus diisi dan dicatat, apa manfaat nya? Kegunaannya adalah, sbb :

1.      Tertib Administrasi

a.      Mempermudah pekerjaan

b.      Perekaman data

c.      Pengawasan dan pengendalian

d.      Perbaikan

2.      Sebagai bukti dari suatu even (kejadian)

Penegakan Disiplin

Salah satu tugas pokok seorang Kepala Satpam adalah menegakan disiplin, penegakan disiplin bisa berbentuk peneguran dan penindakan. Peneguran dan penindakan ini dilaksanakan berdasarkan Peraturan Perusahaan dan tidak berdasarkan atas sentiment pribadi.

Penindakan bisa berbentuk hukuman atau pengurangan hak-haknya, hukuman harus disesuaikan dengan keadaan fisik dan psikologi anggota, hindari sentuhan fisik dalam memberikan hukuman (misalnya menampar).

Contoh bentuk hukuman :

1. Push Up.
2. Lari mengelilingi area.
3. Membersihkan Pos Jaga setiap pagi dalam beberapa hari.
4. Menghormat ke Bendera selama beberapa waktu tertentu.
5. Pemberian Surat Peringatan (SP).
6. Skorsing.
7. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
8. Dll.

Prosedure dalam melaksanakan peneguran dan penindakan :

1.    Peneguran dan penindakan dilaksanakan segera (langsung) apabila menemukan pelanggaran mengenai :

a.    Prosedure Tetap Kerja Security

b.    Sikap tampang (Pakaian seragam, rambut, janggut, Koppel, Sepatu, dll)

c.    Performa security (Sikap, Kesigapan, Disiplin)

d.    Kebersihan dan kerapihan Pos Jaga.

2.    Pemberian Surat Peringatan (SP) berdasarkan peraturan perusahaan yang berlaku.

3.    Kewenangan pemberian SP ada pada Kabag/manager HRD atas rekomendasi dari Kepala Satpam.

4.    Tindakan hukuman langsung di lapangan dapat berupa Push Up sebanyak 10 – 25 kali yang dilaksanakan di tempat yang tidak terlihat oleh karyawan perusahaan tempat anggota ditugaskan.

5.    Anggota yang ditindak harus dipastikan bahwa dia mengetahui kesalahan / kekurangannya.

6.    Segera menunjukan / memperbaiki cara kerja, sikap, penampilan yang baik / benar setelah dilakukan tindakan hukuman.

7.    Pelaksana penegak disiplin, wajib untuk memberikan contoh / tauladan dalam berprilaku, menjaga penampilan (sikap tampan), bersikap yang baik dan berwibawa.

8.    Melakukan pencatatan / pendataan anggota yang dikenai peneguran dan penindakan segera sebagai pedoman pengambilan tindakan punishment untuk pelanggaran yang berulang.

Pembinaan Internal

1.    Apel Anggota.

Selain sebagai sarana untuk koordinasi dan pemberian perintah/tugas, Apel anggota juga daoat diisi dengan materi pembinaan mental kesatpaman, ada banyak materi, diantaranya tentang :

a.    Sikap jujur dalam bertugas.

b.    Bekerja dengan ikhlas.

c.    Sikap bersyukur atas rezeki dan pekerjaan yang dimiliki.

d.    Rasa memiliki perusahaan tempat bekerja.

e.    Menjaga kehormatan diri.

f.     Dll.

2.    Pembinaan Sikap dan Kedisiplinan.

Pembinaan sikap dan kedisiplinan dapat diterapkan melalui latihan PBB dan penghormatan. Seorang Kepala Satpam wajib menguasai teori dan praktek PBB dan Penghormatan serta mampu untuk mengajarkannya ke anggota satpam.

Latih anggota satpam untuk menerapkan PBB dan Penghormatan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, misalnya dalam sikap berdiri, duduk, berjalan, bertemu atasan, meghadap, dll.

3.    Peningkatan Kemampuan Kesatpaman.

Banyak yang bisa kita dipelajari dan ajarkan bagi anggota satpam, siapkan diri dulu dengan banyak belajar dan membaca (Salah satunya dengan rajin belajar di blog ini,- sedikit promosi), kemudian ajarkan ke anggotanya.

Ada pepatah yang mengatakan :

”BERI SESEORANG IKAN, MAKA ANDA MEMBERINYA MAKAN SATU HARI.

BERI SESEORANG KAIL, MAKA ANDA MEMBERINYA MAKAN

SEUMUR HIDUP”.

4.    Pendampingan.

Apabila ada anggota baru yang ditempatkan di area kita, maka sudah jadi kewajiban seorang Kepala Satpam untuk memastikan bahwa anggota baru tersebut siap dan mampu utuk bekerja di area. Jangan biarkan dia mempelajari sendiri tetapi dampingi dan ajarkan apa yang menjadi tugas pokoknya dan bagaimana cara melakukannya, apa bila sudah mahir maka dapat dilepas secara perlahan tetapi tetap dipantau perkembangannya.

Untuk bagian selanjutnya kita akan mempelajari bagaimana melaksanakan teknis pekerjaan sehari-hari sebagai seorang Kepala Satpam. In Shaa Allah.