MEMPERSIAPKAN DIRI DAN MENINGKATKAN KEMAMPUAN KEPALA SATPAM

Bagian 1 : Kepemimpinan Dan Kemampuan Memberikan Pengaruh

Oleh : Doddy Hidayat, SE.

SEORANG KEPALA SATPAM HARUS BISA MEMASTIKAN BAHWA SEMUA PERINTAHNYA 

DAPAT DIFAHAMI OLEH SELURUH ANGGOTA DAN ANGGOTANYA

 DAPAT MELAKSANAKAN PERINTAH ITU DENGAN BAIK DAN ANTUSIAS

Pada saat ini banyak Kepala Satpam (Pada perusahaan lain sering juga disebut sebagai Koordinator Satpam atau Supervisor Satpam) diangkat menjadi Kepala Satpam karena dianggap telah memiliki pengalaman yang cukup lama sebagai anggota satpam atau karena usianya sudah tidak layak lagi menyandang jabatan anggota. Tapi apakah pengalaman saja sudah cukup untuk menjadi Kepala Satpam?.

Menjadi seorang Kepala Satpam harus memahami dan memiliki kemampuan dibidang:

1. Kepemimpinan.
2. Manajerial dan Kemampuan dibidang lainnya yang mendukung.
3. Teknis Operasional Pengamanan.
4. Administrasi Operasional Pengamanan.

Pada Bagian 1 ini kita akan mempelajari aspek dasar kepemimpinan (Leadership) dan pemahaman mengenai dasar manajemen. Seorang Kepala Satpam atau yang mau menjadi Kepala Satpam harus memahami dasar kepemimpinan karena selain melaksanakan fungsi sebagai “Kepala” ia juga harus melaksanakan fungsi sebagai “Pemimpin” bagi anak buahnya.

Kewenangan seorang “kepala, ketua, manajer, supervisor, koordinator, dsb” diberikan oleh atasan melalui surat perintah / surat pengangkatan yang resmi, mau tidak mau anggotanya harus tunduk dan patuh. Sedangkan kewenangan seorang “Pemimpin” diberikan oleh anak buahnya tanpa paksaan dan anggotanya akan tunduk dan patuh dengan sukarela.

Banyak sekali dasar-dasar teori mengenai Ilmu Kepemimpinan, pada tulisan ini saya akan membatasi hanya membahas mengenai :

1. Definisi Kepemimpinan
2. 30 Kiat Mempengaruhi
3. Cara Memberikan Instruksi (CMI) pada saat Apel / Briefing anggota Satpam.

Definisi Kepemimpinan

Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.

Dari definisi diatas, ada poin-poin penting mengenai kepemimpinan, yaitu :

1. Seni mempengaruhi
2. Mau bekerjasama
3. Berdasarkan kompetensi/kemampuan
4. Membimbing orang

Mengapa kepemimpinan disebut sebagai seni? Karena kepemimpinan bukan masalah rumus matematika yang bisa diterapkan disemua soal, kepemimpinan memerlukan “rasa”, memerlukan “hati” untuk bisa mempengaruhi orang agar mau bekerjasama / melaksanakan perintah dengan suka rela.

Salah satu “rasa” adalah  rasa peduli pemimpin kepada anak buahnya, pemimpin yang peduli dengan kondisi / keadaan / perasaan anak buahnya akan dihargai secara pribadi oleh anggotanya. Pemimpin tidak bisa memaksakan kehendaknya, yang bisa ia lakukan adalah bagaimana mempengaruhi orang untuk melaksanakan petunjuknya.

Pemimpin itu memastikan kesejahteraan anggotanya terpenuhi, baru memerintah, tidak mungkin anggota bisa bekerja dengan baik dalam keadaan lapar atau banyak pikiran, bukan?

Pemimpin hanya akan memerintahkan seseorang sesuai dengan kemampuannya, akan percuma saja memerintahkan orang melaksanakan sesuatu di luar kemampuannya, tugas seorang pemimpinlah untuk melatih dan membinanya agar orang tersebut mampu melaksanakan tugas itu.

Dalam suatu pertempuran, pemimpin itu akan berteriak “Ikuti saya!” sambil bergerak maju ke depan, bukan berteriak “Majuuuu!” sambil ia-nya tetap dibelakang. Pemimpin itu memberikan contoh, memberikan teladan, ia bekerja!, bukan teriak-teriak memerintah saja tanpa membantu.

Pemimpin itu melayani! Bukan hanya ingin dilayani saja. Ia bekerja dan berani mengambil tanggungjawab apabila ada kesalahan bukan mengorbankan anak buahnya demi karirnya (Apalagi dengan pura-pura tidak tahu dan cuci tangan).

30 Kiat Mempengaruhi

Saya akan ringkaskan 30 Kiat Mempengaruhi yang bersumber dari buku Principle Centered Leadership (Kepemimpinan Yang Berprinsip) – Stephen R. Covey, Binarupa Aksara, 1997.

Ada 3 Kelompok pengaruh, yaitu :

Memberi Teladan : Jatidiri Anda dan Tindakan Anda (Apa yang orang lain lihat terhadap anda)

1. Tidak mengatakan hal yang negatif atau tidak baik.

Pada saat mengalami provokasi atau dalam keadaan yang letih, tidak mengatakan hal yang negatif dan tidak baik adalah suatu bentuk penguasaan diri yang sangat luar biasa. Apabila kita tidak memberikan teladan untuk menahan diri, kita mungkin akan menumpahkan rasa frustasi kita ke anggota kita.

2. Bersabar terhadap orang lain.

Pada saat stress ketidak sabaran akan muncul, kita mungkin mengucapkan kata-kata yang tidak kita inginkan, mengkritik, menilai dan menolak. Muka kita akan terlihat cemberut, berkomunikasi melalui emosi dan sikap bukan dengan perkataan. Dengan ketidak sabaran menghadapi anggota, maka hubungan antara Pimpinan dengan anak buahnya akan menjadi tegang.

3. Pisahkan orang dari prilaku dan kinerja.

Sebagai seorang Kepala Satpam, kita tidak bisa menerima prilaku yang jelek atau kinerja yang buruk, hal ini harus dikomunikasikan dengan anggota untuk membantu terbinanya harga diri anggota tersebut.

4. Melayani orang lain dengan tulus.

Karena memimpin berarti juga melayani orang lain, maka layanilah anak buah dengan ikhlas tanpa mengharapkan balas jasa atau publisitas.

5. Pilihlah respon yang proaktif.

Artinya kita harus memilih untuk menerima tanggungjawab atas sikap dan tindakan kita tanpa menyalahkan situasi atau orang lain.

6. Penuhi janji anda.

Kemampuan kita membuat dan memenuhi janji adalah salah satu ukuran kepercayaan pada diri sendiri dan pada integritas (kejujuran) kita.

7. Berfokus pada lingkaran pengaruh.

Kita bisa mengubah situasi kita hanya dengan mengubah sikap kita terhadap situasi yang terjadi, jadi selalu berfikir positif.

8. Tunjukan rasa sayang.

Walaupun orang terlihat ulet dan mandiri, pada dasarnya setiap orang memiliki kelembutan masing-masing.

Membina Hubungan : Apakah Anda Mengerti dan Peduli (Apa yang orang lain rasakan terhadap anda)

9. Berprasangka yang baik, menimbulkan hasil yang baik.

Dengan bertindak berdasarkan anggapan bahwa orang lain ingin dan berniat melakukan yang terbaik, anda dapat mempengaruhi dengan kuat dan mengeluarkan yang terbaik dari dalam diri mereka.

10. Berusaha memahami terlebih dahulu.

Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita harus benar-benar memberikan perhatian secara penuh, sebelum orang merasa anda memahami mereka, mereka tidak akan menerima pengaruh anda.

11. Hargailah pernyataan atau pertanyaan yang terbuka dan jujur.

Satu-satunya penghalang untuk komunikasi adalah kecenderungan orang untuk mengkritik dan menghakimi.

12. Berikan respon penuh perhatian.

Untuk bisa memahami dan memperoleh kejelasan dari suatu masalah, adalah merespon dengan benar-benar berniat untuk memahami bukan untuk memanipulasi.

13. Bila disakiti ambilah inisiatif.

Apabila anda tidak bertindak dengan penuh kesadaran akan menimbulkan situasi yg tidak kondusif dan menumbuhkan sikap defensif. Mengambil tindakan untuk membicarakan hal ini butuh pengendalian diri dan kerendahan hati.

14. Akui kesalahan anda dan mintalah maaf.

Apabila kita terlibat didalam suatu hubungan yang sangat tegang, kita perlu mengakui bahwa setidaknya kita juga patut disalahkan, apabila ada orang yg merasa tersakiti, dia akan menutup dan menarik diri. Berprilaku yang baik saja tidak akan memperbaiki hubungan kita, biasanya satu-satunya jalan adalah dengan meminta maaf tanpa mencari-cari alasan, penjelasan maupun pembenaran.

15. Tidak perlu melayani pertengkaran atau tuduhan yang tidak beralasan.

Apabila anda berusaha menjawab atau berargumentasi anda hanya akan membangkitkan permusuhan yang terpendam. Jangan tergelincir kedalam suasana permusuhan yang akan menguras energi anda. 

16. Perhatikan orang perorang
17. Perbaharui komitmen anda pada hal-hal bersama.

Teruslah perbaharui komitmen anda pada hal-hal yg mempersatukan suatu kelompok, perbedaan bukan diabaikan, namun dinomor duakan.

18. Membiarkan diri dipengaruhi oleh mereka terlebih dahulu.

Kita mempunyai pengaruh terhadap orang lain sebesar yang mereka rasakan mereka miliki terhadap kita. Apabila anda secar tulus memperhatikan maka merekapun akan lebih terbuka.

19. Terimalah orang dengan situasinya.

Langkah pertama dalam mengubah atau memperbaiki orang lain adalah dengan menerima apa adanya.

Memberi Pengarahan : Apa Yang Anda Katakan Kepada Saya (Apa yang orang lain dengar tentang anda)

20. Persiapkan pikiran dan perasaan anda sebelum anda mempersiapkan ucapan anda.

Apa yang kita ucapkan mungkin tidak sepenting bagaimana cara kita mengucapkannya.

21. Jangan bertengkar atau melarikan diri. Bicarakan perbedaan yang ada.
22. Sadari dan sediakan waktu untuk mengajari.
23. Setujui batas, aturan, harapan dan konsekuensi.
24. Jangan menyerah dan jangan tunduk.

Apabila kita tunduk kepada prilaku yang tidak bertanggungjawab dan mencari alasan pembenaran atau bersimpati padanya, kita memperkuat dan menumbuhkan prilaku manja pada mereka.

25. Berusaha memahami mereka tanpa mencerca atau menolaknya.
26. Gunakan bahasa logika dan bahasa emosi.
27. Delegasikan secara efektif.
28. Libatkan orang-orang dalam tugas-tugas yang berarti.
29. Latih mereka dalam hukum panen.

Kita memperkuat bahwa untuk mendapatkan hasil harus melalui suatu proses.

30. Ajarkan tentang konsekuensi bertanggungjawab.

Penerapan Cara Memberikan Instruksi (CMI) Pada Saat Apel Pagi/Malam

CMI adalah teknik komunikasi yang digunakan supaya proses belajar-mengajar dapat berfungsi dengan baik. Selain untuk kegiatan belajar-mengajar, CMI juga dapat dipergunakan pada saat mengambil apel pagi/malam supaya perintah/informasi dapat diterima dengan baik.

Pedoman Umum :

1. Sikap dan tindakan :
1. Berpenampilan yang baik :

1)     Tampang yang rapih (tidak terlihat seperti baru bangun tidur, usahakan cuci muka dulu dan sisir rambut).

2)     Berpakaian yang rapih.

3)     Menggunakan Sepatu.

4)     Wajah terlihat bersemangat (tidak muram dan kusam).

2. Berdiri dengan tegak.
3. Bersikap tegas tetapi tidak dibuat-buat.
4. Berhadap-hadapan (tidak membelakangi).
5. Selalu menjaga hubungan (tidak satu arah adakan tanya-jawab).
6. Hindari kebiasaan yang mengganggu (contoh: menggaruk-garuk telinga, menutup mulut, mengusap hidung, batuk kecil, dll).
7. Bersikap profesional (tidak membawa urusan pribadi ke pekerjaan).
8. Selalu berprasangka baik.
9. Lakukan evaluasi pelaksanaan tugas.
10. Tidak mengkritik tetapi mengkoreksi (mengarahkan) untuk perbaikan di masa depan.
11. Tunjukan cara atau SOP yang benar.

     2.  Cara Berbicara :

1. Kuasai materi (persiapkan terlebih dahulu apa yang akan dibicarakan).
2. Tidak berbicara dengan emosi.
3. Gunakan bahasa yang sederhana.
4. Berbicara dengan ada jeda untuk memberikan waktu anggota memproses informasi atau perintah.
5. Gunakan pendekatan personal dengan menanyakan kesehatan, sudah makan atau belum?Bagaimana kabar keluarganya?, dll.
6. Jangan menjemukan, berikan selingan.
7. Berikan apresiasi (penghargaan) atas kinerja mereka (minimal ucapkan terima kasih).
8. Sampaikan materi dari umum ke khusus secara tertata (tidak meloncat-loncat dari satu materi ke materi yang lainnya).
9. Biasakan menggunakan catatan kecil/notes.
10. Pastikan anggota mengerti dengan cara memerintahkan anggota untuk mengulang informasi/perintah yang  diberikan.

Banyak orang yang mendiskusikan apakah seorang pemimpin itu dilatih atau dilahirkan?  Secara pribadi saya tidak terlalu mempermasalahkan hal ini, semua keahlian termasuk kemampuan kepemimpinan dapat kita pelajari kalau ada kemauan dan bersungguh-sungguh untuk belajar, “warna” kepemimpinan-nya akan didapat dengan seiring berjalannya waktu.