PENERAPAN FISHBONE DIAGRAM (MENGANALISA AKAR MASALAH YANG TERJADI DI AREA JAGA)

PENERAPAN FISHBONE DIAGRAM

(MENGANALISA AKAR MASALAH YANG TERJADI DI AREA JAGA)

Oleh : Doddy Hidayat, SE.

UNTUK MENINGKATKAN KOMPETENSI, KEPALA SATPAM HARUS MENDAPATKAN 

PELATIHAN SECARA BERKALA

Disuatu area jaga, kadang terjadi masalah pelanggaran keamanan ataupun pelanggaran ketertiban - kedisiplinan yang sering terjadi secara berulang. Ambilah contoh, mengapa masih ada produk atau barang yang berhasil lolos melewati gerbang akses kontrol walaupun telah dilakukan cek body dan pemeriksaan barang bawaan. Apabila hal seperti ini terus terjadi, berarti area yang kita jaga tidak berada dalam status “Aman Tka”.

Siapa yang harus menyelesaikan masalah ini? Tentu saja hal ini adalah tanggung jawab bagi siapa saja yang berwenang di area itu, bisa Kepala Satpam (Koordinator) ataupun seorang Danru (Supervisor).

Salah satu teknik untuk melakukan analisa penyebab / akar masalah dari suatu kejadian adalah dengan menggunakan Diagram Fishbone atau Diagram Ishikawa.

Diagram Ishikawa (disebut juga diagram tulang ikan, atau cause-and-effect matrix) adalah diagram yang menunjukkan penyebab-penyebab dari sebuah kejadian yang khusus. Diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh Kaoru Ishikawa (1968). Diagram Ishikawa dapat membantu mengidentifikasi faktor-faktor yang signifikan memberi efek terhadap sebuah even. (Wikipedia).

Masalah merupakan perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan. (W. Pounds, 1996). Masalah juga dapat dijabarkan sebagai adanya kesenjangan antara kinerja sekarang dengan konerja yang ditargetkan.

Dengan menggunakan Fishbone Diagram ini, kita bisa melihat masalah secara keseluruhan dan luas sehingga memudahkan untuk merancang suatu perbaikan.

Prinsip dasar dari Diagram Fishbone (Cucuk Lauk - Sunda) adalah permasalahan mendasar (topik yang akan dicari tahu penyebabnya) diletakan pada bagian kanan dari diagram atau pada bagian Kepala Ikan dari kerangka tulangnya, penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya.

Penyebab permasalahan (dikenal dengan 4M+1E) dikategorikan menjadi :

1.    Man (Orang)             : Semua orang yang terlibat didalam suatu proses.

2.    Methode (Cara)       : Bagaimana proses itu dilakukan, kebutuhan yang

  spesifik dari poses itu, seperti prosedur, peraturan dll.

3.    Material (Bahan)     : Semua material yang diperlukan untuk menjalankan

  proses seperti bahan dasar, pena, kertas dll.

4.    Mechine (Mesin)     : Semua mesin, peralatan, komputer dll yang diperlukan

  untuk melakukan pekerjaan.

5.    Environment (Lingkungan) : Kondisi di sekitar tempat kerja, seperti suhu

  udara, tingkat kebisingan, kelembaban udara, dll.

Kelima kategori ini tidak harus selalu ada.

  

Membuat Diagram Fishbone :

1.    Gambarkan garis panah dengan kotak (silahkan berkreasi) diujung kanannya dan tulis masalah yang akan diperbaiki di dalam kotak tsb. (Contoh masalah adalah tingkat kehilangan barang yang tinggi disuatu perusahaan, padahal setiap karyawan yang keluar masuk telah di periksa / cek body).

2.    Cari faktor-faktor utama yang berpengaruh terhadap akibat masalah tsb dan tuliskan di atas atau di bawah panah yg telah di buat.

Contoh 1 :

3.    Cari lebih lanjut faktor - faktor yang lebih terperinci dan tuliskan faktor - faktor itu di kiri - kanan panah penghubung.

4.    Cari penyebab - penyebab utamanya dengan pedoman :

a.    Gunakan kalimat negatif, contoh : kurang, rusak, buruk, tidak ada , dll.

b.    Buatlah sebanyak mungkin dengan menggunakan pertanyaan “Mengapa?”.

c.  Hindari memasukan keburukan / kejelekan orang pada diagram, contoh : pegawai malas, sikapnya jelek, tidak ada dukungan manajemen, dll.

Contoh 2 :

5.    Validasi penyebab; tidak semua penyebab memiliki dampak yang penting terhadap masalah utama, banyak penyebab memiliki kontribusi yang penting, banyak pula yang tidak memiliki pengaruh terhadap masalah utama.

6.    Cari penyebab - penyebab utama yang berpengaruh besar pada cabang-cabang terkecil dan beri tanda.

Dari contoh kasus diatas kita bisa mem-validasi dan menentukan :

a.    Penyebab yang tidak berpengaruh :

1)     Kurangnya jumlah anggota Satpam.

2)     Area kecil.

3)     Tidak ada Detector Logam dan Meja periksa.

b.    Penyebab Utama yang berpengaruh besar :

1)      Tidak ada pengawasan dari atasan pada saat pelaksanaan cek body.

2)  Jam istirahat berbarengan sehingga karyawan yang keluar sangat banyak tidak ter-handle oleh Satpam.

Setelah Diagram Fisbone selesai dibuat, maka langkah selanjutnya adalah dengan menentukan Penyebab Utama & Rencana Perbaikan-nya. Rencana perbaikan bisa menggunakan format, sbb :

NO	FAKTOR	APA		KAPAN	DIMANA	SIAPA
		SEBAB	PERBAIKAN
1	ORANG (Man)	Tidak ada pengawasan	Pada saat pelaksanaan cek body diawasi oleh Danru atau Kepala Satpam	Hari Senin, tanggal ......	Pos 2	Kepala Satpam
2	CARA (Methode)	-	-	-	-	-
3	BAHAN (Material)	Jam istirahat yang berbarengan	Koordinasi dengan HRD untuk mengatur pembagian  jam istirahat	Hari Senin, tanggal ......	Pos 2	Kepala Satpam
4	ALAT (Mechine)	-	-	-	-	-
5	LINGKUNGAN (Env.)	-	-	-	-	-

Apabila setelah dilakukan perbaikan tetapi ternyata masalah masih tetap terjadi, maka harus di cari dan dianalisa lagi penyebab utamanya.

Kurang lebih seperti itulah metoda menganalisa sumber masalah dan menentukan tindakan perbaikannya. Terima kasih.

Sumber :

1.    Modul 7 Tools Training - Saepul Ilmi

2.    Wikipedia

3.    Sumber - sumber lain.