STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM (Bagian 3 : Penanganan Kejadian )

STANDARD OPERATING PROCEDUR (SOP) ANGGOTA SATPAM

(Bagian 3 : Penanganan Kejadian )

Oleh : Doddy Hidayat, SE.

ANGGOTA SATPAM MEMERIKSA PINTU YANG DICONGKEL 

PADA SUATU KASUS PENCURIAN

 Tugas seorang anggota Satpam adalah melaksanakan pengamanan di area kerjanya, setiap hari akan menghadapi masalah dan kejadian yang berhubungan dengan keamanan dan ketertiban area.

Anggota Satpam harus siap dan sigap bertindak menyelesaikan masalah - masalah keamanan yang timbul. SOP ini dibuat untuk memastikan anggota Satpam dapat bertindak dengan benar ketika menghadapi suatu kejadian.

SOP – TP 301 : Tindakan Pertama di TKP

Pokok : Sebagai pembantu Polisi dalam melaksanakan fungsinya, Anggota Satpam memiliki kewenangan kepolisian yang terbatas didalam menangani TKP.

Prosedur :

1.    Segera beri pertolongan kepada korban (Bila ada).

2.    Segera amankan TKP dengan cara memberi batas di TKP dengan alat yang ada (Security Line, Tali, Kayu/Bambu, dll).

3.    Larang orang - orang yang tidak berkepentingan untuk memasuki TKP.

4.    Anggota Satpam dilarang menyentuh atau memindahkan barang bukti yang ada.

5.    Dokumentasikan apabila memungkinkan.

6.    Cari dan catat informasi pendahuluan mengenai :

a.    Ada kejadian apa?

b.    Dimana tempatnya?

c.    Kapan terjadi?

d.    Siapa yang terlibat (Pelaku, Korban, Saksi)?

e.    Kerugian atau kerusakan, cedera apa?

f.     Mengapa terjadi?

7.    Buat kronologis singkat.

8.    Segera laporkan ke atasan dan manajemen perusahaan.

9.    Jangan tinggalkan dan membersihkan/membereskan TKP sebelum ada pihak berwenang yang memerintahkan (Bisa manajemen perusahaan atau kepolisian).

SOP – TP 302 : Menangani Pencurian:

Pokok : Setiap menerima atau mengetahui adanya tindak pencurian harus segera ditelusuri tanpa melihat  nilai kerugian dan jumlah barangnya, segera laporkan.

Prosedur :

1.    Segera datangi TKP untuk melaksanakan prosedur TP TKP.

2.    Telusuri jejak / jalur akses keluar masuk pencuri dan cari informasi kepada penduduk di luar area untuk informasi tambahan.

3.    Laporkan kepada atasan langsung dan manajemen perusahaan untuk meminta petunjuk.

4.    Segera buat Berita Acara Kejadian (BAK) atau kronologis kejadian.

5.    Amankan Buku Mutasi, Buku Patroli, Buku Catatan Kunci, rekaman CCTV.

6.    Laporkan kepada pihak kepolisian apabila diperintahkan oleh user.

SOP – TP 303 : Menangani Kecelakaan Kerja Karyawan

Pokok : Korban harus segera mendapatkan pertolongan pertama.

Prosedur :

1.    Lakukan P3K apabila sudah terlatih.

2.    Catat kronologis kejadian untuk disampaikan kepada petugas medis yang melakukan perawatan medis terhadap korban.

3.    Apabila kecelakaan mengakibatkan luka berat, segera bawa ke rumah sakit terdekat untuk mendapatkan perawatan.

4.    Laksanakan prosedur TP TKP apabila perlu dilakukan penyelidikan dari pihak kepolisian.

5.    Buat Berita Acara Kejadian dengan lengkap untuk dilaporkan ke manajemen perusahaan.

SOP – TP 304 : Menangani Insiden

Pokok : Hadapi dengan tenang semua bentuk provokasi dari karyawan/warga dan selalu bersikap waspada.

Prosedur :

1.    Usahakan hadapi dengan tenang segala bentuk provokasi yang menjurus ke bentrok fisik.

2.    Cobalah untuk bernegosiasi secara persuasif, usahakan mengenali siapa penggerak / provokator dari karyawan/warga tersebut, sehingga apabila terjadi tindak anarkis, mereka sudah teridentifikasi.

3.    Segera laporkan perkembangan situasi ke atasan dan manajemen perusahaan untuk perintah lebih lanjut.

4.    Catat semua kejadian untuk dibuatkan Berita Acara Kejadian.

5.    Apabila anggota satpam menjadi korban pemukulan, segera dievakuasi dan di bawa ke instansi kesehatan untuk mendapatkan perawatan dan visum.

SOP – TP 305 : Perlakuan Terhadap Premanisme / Pengemis / Pemalak (Prowers)

Pokok : Apabila menemukan prowers, segera dekati oknum tersebut.

Prosedur :

1.    Tanyakan siapa dan mengapa ada di area tsb.

2.    Tanyakan dan catat identitasnya.

3.    Apabila anggota mendapatkan laporan mereka sebagai pengganggu, maka segera laporkan kepada atasan.

4.    Berusaha membawa mereka ke luar area dengan tindakan persuasif.

5.    Apabila mereka menolak dan melakukan perlawanan, segera lakukan tindakan represif dan segera laporkan kepada pihak berwajib bahwa anggota telah  melakukan penangkapan.

6.    Catat semua kejadian untuk dibuatkan Berita Acara Kejadian.

SOP – TP 306 : Menemukan Kerusakan Mesin / Asset Klien

Pokok : Apabila menemukan kerusakan mesin / asset klien, segera laporkan ke pihak yang berkepentingan.

Prosedur :

1.    Datangi lokasi kerusakan untuk verifikasi.

2.    Catat kronologis kejadian / informasi – informasi mengenai kejadian.

3.    Laporkan ke pihak yang berkepentingan.

4.    Buatkan Berita Acara Kejadian.

SOP – TP 307: Menemukan Perbuatan / Tindakan Asusila

Pokok : Anggota Satpam tidak boleh mentolelir semua bentuk perbuatan / tindakan asusila yang dilakukan di area perusahaan.

Prosedur :

1.    Dekati pelaku dan tanyakan identitasnya

2.    Mintai keterangan pelaku di Pos Satpam.

3.    Buat surat pernyataan pelaku untuk tidak melakukan perbuatan / tindak asusila lagi.

4.    Apabila tidak ada yang berkeberatan, pelaku dapat dipersilahkan untuk kembali bekerja / pulang.

5.    Buatkan Berita Acara Kejadian sebagai bahan laporan.

Prosedur ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi di area masing - masing.

PENERAPAN FISHBONE DIAGRAM (MENGANALISA AKAR MASALAH YANG TERJADI DI AREA JAGA)

PENERAPAN FISHBONE DIAGRAM

(MENGANALISA AKAR MASALAH YANG TERJADI DI AREA JAGA)

Oleh : Doddy Hidayat, SE.

UNTUK MENINGKATKAN KOMPETENSI, KEPALA SATPAM HARUS MENDAPATKAN 

PELATIHAN SECARA BERKALA

Disuatu area jaga, kadang terjadi masalah pelanggaran keamanan ataupun pelanggaran ketertiban - kedisiplinan yang sering terjadi secara berulang. Ambilah contoh, mengapa masih ada produk atau barang yang berhasil lolos melewati gerbang akses kontrol walaupun telah dilakukan cek body dan pemeriksaan barang bawaan. Apabila hal seperti ini terus terjadi, berarti area yang kita jaga tidak berada dalam status “Aman Tka”.

Siapa yang harus menyelesaikan masalah ini? Tentu saja hal ini adalah tanggung jawab bagi siapa saja yang berwenang di area itu, bisa Kepala Satpam (Koordinator) ataupun seorang Danru (Supervisor).

Salah satu teknik untuk melakukan analisa penyebab / akar masalah dari suatu kejadian adalah dengan menggunakan Diagram Fishbone atau Diagram Ishikawa.

Diagram Ishikawa (disebut juga diagram tulang ikan, atau cause-and-effect matrix) adalah diagram yang menunjukkan penyebab-penyebab dari sebuah kejadian yang khusus. Diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh Kaoru Ishikawa (1968). Diagram Ishikawa dapat membantu mengidentifikasi faktor-faktor yang signifikan memberi efek terhadap sebuah even. (Wikipedia).

Masalah merupakan perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan. (W. Pounds, 1996). Masalah juga dapat dijabarkan sebagai adanya kesenjangan antara kinerja sekarang dengan konerja yang ditargetkan.

Dengan menggunakan Fishbone Diagram ini, kita bisa melihat masalah secara keseluruhan dan luas sehingga memudahkan untuk merancang suatu perbaikan.

Prinsip dasar dari Diagram Fishbone (Cucuk Lauk - Sunda) adalah permasalahan mendasar (topik yang akan dicari tahu penyebabnya) diletakan pada bagian kanan dari diagram atau pada bagian Kepala Ikan dari kerangka tulangnya, penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya.

Penyebab permasalahan (dikenal dengan 4M+1E) dikategorikan menjadi :

1.    Man (Orang)             : Semua orang yang terlibat didalam suatu proses.

2.    Methode (Cara)       : Bagaimana proses itu dilakukan, kebutuhan yang

  spesifik dari poses itu, seperti prosedur, peraturan dll.

3.    Material (Bahan)     : Semua material yang diperlukan untuk menjalankan

  proses seperti bahan dasar, pena, kertas dll.

4.    Mechine (Mesin)     : Semua mesin, peralatan, komputer dll yang diperlukan

  untuk melakukan pekerjaan.

5.    Environment (Lingkungan) : Kondisi di sekitar tempat kerja, seperti suhu

  udara, tingkat kebisingan, kelembaban udara, dll.

Kelima kategori ini tidak harus selalu ada.

  

Membuat Diagram Fishbone :

1.    Gambarkan garis panah dengan kotak (silahkan berkreasi) diujung kanannya dan tulis masalah yang akan diperbaiki di dalam kotak tsb. (Contoh masalah adalah tingkat kehilangan barang yang tinggi disuatu perusahaan, padahal setiap karyawan yang keluar masuk telah di periksa / cek body).

2.    Cari faktor-faktor utama yang berpengaruh terhadap akibat masalah tsb dan tuliskan di atas atau di bawah panah yg telah di buat.

Contoh 1 :

3.    Cari lebih lanjut faktor - faktor yang lebih terperinci dan tuliskan faktor - faktor itu di kiri - kanan panah penghubung.

4.    Cari penyebab - penyebab utamanya dengan pedoman :

a.    Gunakan kalimat negatif, contoh : kurang, rusak, buruk, tidak ada , dll.

b.    Buatlah sebanyak mungkin dengan menggunakan pertanyaan “Mengapa?”.

c.  Hindari memasukan keburukan / kejelekan orang pada diagram, contoh : pegawai malas, sikapnya jelek, tidak ada dukungan manajemen, dll.

Contoh 2 :

5.    Validasi penyebab; tidak semua penyebab memiliki dampak yang penting terhadap masalah utama, banyak penyebab memiliki kontribusi yang penting, banyak pula yang tidak memiliki pengaruh terhadap masalah utama.

6.    Cari penyebab - penyebab utama yang berpengaruh besar pada cabang-cabang terkecil dan beri tanda.

Dari contoh kasus diatas kita bisa mem-validasi dan menentukan :

a.    Penyebab yang tidak berpengaruh :

1)     Kurangnya jumlah anggota Satpam.

2)     Area kecil.

3)     Tidak ada Detector Logam dan Meja periksa.

b.    Penyebab Utama yang berpengaruh besar :

1)      Tidak ada pengawasan dari atasan pada saat pelaksanaan cek body.

2)  Jam istirahat berbarengan sehingga karyawan yang keluar sangat banyak tidak ter-handle oleh Satpam.

Setelah Diagram Fisbone selesai dibuat, maka langkah selanjutnya adalah dengan menentukan Penyebab Utama & Rencana Perbaikan-nya. Rencana perbaikan bisa menggunakan format, sbb :

NO	FAKTOR	APA		KAPAN	DIMANA	SIAPA
		SEBAB	PERBAIKAN
1	ORANG (Man)	Tidak ada pengawasan	Pada saat pelaksanaan cek body diawasi oleh Danru atau Kepala Satpam	Hari Senin, tanggal ......	Pos 2	Kepala Satpam
2	CARA (Methode)	-	-	-	-	-
3	BAHAN (Material)	Jam istirahat yang berbarengan	Koordinasi dengan HRD untuk mengatur pembagian  jam istirahat	Hari Senin, tanggal ......	Pos 2	Kepala Satpam
4	ALAT (Mechine)	-	-	-	-	-
5	LINGKUNGAN (Env.)	-	-	-	-	-

Apabila setelah dilakukan perbaikan tetapi ternyata masalah masih tetap terjadi, maka harus di cari dan dianalisa lagi penyebab utamanya.

Kurang lebih seperti itulah metoda menganalisa sumber masalah dan menentukan tindakan perbaikannya. Terima kasih.

Sumber :

1.    Modul 7 Tools Training - Saepul Ilmi

2.    Wikipedia

3.    Sumber - sumber lain.